ارتباطات و روابط عمومی

براي اولين بار در مرداد ماه سال 1332 هجري شمسي در نمودار سازماني شركت سهامي تصفية نفت ايران مستقر در آبادان، اداره‌اي تأسيس شد كه آن را روابط عمومي ناميدند. از سال 1340 به بعد با الگوبرداري از اين شركت، وزارتخانه‌ها و مؤسسات بزرگ ديگر نيز به ترويج واحدهايي به نام‌هاي انتشارات، مطبوعات، تبليغات و اطلاعات كه بعداً همگي به روابط عمومي تغيير نام يافت، پرداختند. از سال 1350 ادارات روابط عمومي با شكل و تركيب فعلي و با آيين‌نامه‌ها، اساس‌نامه‌ها و شرح وظايف خاص خود از گسترش بيشتري برخوردار شدند و توسط سازمان امور اداري و استخدامي كشور و وزارت اطلاعات و جهانگردي وقت‌ (وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي) از سال 1354 تشكيلات جديد روابط عمومي در سازمان‌ها به تصويب رسيد و به تدريج رشد و توسعة ادارات روابط عمومي به حدي رسيد كه امروز شاهد ان هستيم كه هر مؤسسه، سازمان، كانون، نهاد و ... داراي روابط عمومي مي‌باشد.

ارتباط با رسانه‌ها

ارتباط روابط عمومي‌ها با رسانه‌ها، يكي از وظايف اصلي روابط عمومي است؛ به گونه‌اي كه يكي از تعاريف روابط عمومي، آن را كابرد خردمندانه «رسانه‌ها» براي نفوذ در «افكار عمومي» مي داند. بنابراين توفيق روابط عمومي در تاثيرگذاري كامل بر افكار عمومي نيازمند بهره‌برداري بهينه از ارتباط سنتي، رسانه‌اي و مستقيم است. وسايل ارتباط جمعي با داشتن ويژگي‌هايي نظير سرعت انتشار پيام، گسترة توزيع پيام، افزايش گيرايي و جذابيت پيام و نياز نداشتن به صرف هزينه‌هاي زياد، از قابليت شايان توجهي براي كاربرد در روابط عمومي برخوردار هستند، به عبارت صريحتر روابط عمومي بدون كاربرد رسانه‌ها ، نمي‌تواند به اهداف خود دست يابد و براي توفيق خود، محتاج و نيازمند ارتباط اصولي با رسانه‌هاست. تأمل در كاركردهاي رسانه‌ها و روابط عمومي، نشان مي دهد كه اين دو از لحاظ شيوه‌هاي كاري و اهداف، داراي شباهت و فصل‌هاي مشترك‌ زيادي هستند كه در زير به برخي از آنها اشاره مي شود 1- اطلاع‌رساني: يكي از وظايف اصلي رسانه‌ها، اطلاع‌رساني به مردم است. راديو، تلويزيون و مطبوعات، هر روز انبوهي از اطلاعات و پيام‌ها را به صورت نوشته يا صدا و تصوير در قالب‌هاي مختلف همچون خبر، گزارش، مقاله، مصاحبه، فيلم، نمايش و .... به مردم عرضه مي‌كنند. از طرف ديگر، مطالعة شرح وظايف روابط عمومي حاكي از آن است كه روابط عمومي نيز همچون رسانه‌ها، درصدد اطلاع‌رساني است و اين از وظايف عمدة آن محسوب مي شود.2- تاثيرگذاري بر افكار عمومي: تاثيرگذاري بر افكار عمومي و جلب توجه آن، از اهداف مشترك رسانه‌ها و روابط عمومي است. همچنين، هردو، از افكار عمومي تاثير پذيرفته و سعي دارند براي كارآيي بيشتر، پس فرمت‌هاي آن را درباره عملكرد خود بررسي كنند 3- مخاطبان يكسان: رسانه‌ها و روابط عمومي داراي مخاطبان يكسان هستند كه همانا مردم مي‌باشند گرچه ممكن است كه روابط عمومي با هدف تاثيرگذاري خاص، مخاطبان خود را به طبقات مختلف تقسيم كرده و دايره و شعاع پيام آن محدودتر از رسانه‌ها باشد 4- استفاده از فنون و ابزارهاي مشترك: رسانه‌ها و روابط عمومي هردو از فنون و ابزارهاي يكسان استفاده مي‌كنند. استفاده از عكاسي، تصويربرداري، نويسندگي، خبرنويسي، گزارش‌نويسي، گرافيك، طراحي و ... بخشي از فنون و ابزارهاي مشتركي هستند كه اين دو به كار مي برند.

آموزش در روابط عمومي

   آموزش كاركنان روابط عمومي و بهسازي توان علمي – تخصصي آنان، يكي از امور بسيار ضروري در روابط عمومي است. بايستي با كاربرد شيوه‌هاي مختلف كوشيد تا كاركنان روابط عمومي پيوسته با آخرين مطالب علمي روز در زمينه‌هاي روابط عمومي و ارتباطات آشنا شوند. ۱- اشترك نشريات تخصصي روابط عمومي: در حال حاضر در كشور چندين نشريه تخصصي در حوزه ارتباطات و روابط عمومي چاپ و منتشر مي شود روابط عمومي‌ها بهتر است اين نشريات را براي كاركنان خود تهيه كنند و در اختيار آنان قرار دهند تا از اين طريق، آنان پيوسته از مطالب تخصصي و آموزشي استفاده كنند. 2- برگزاري سخنرانيهاي تخصصي: با دعوت از صاحب نظران و استادان رشته ارتباطات و روابط عمومي مي‌توان كاركنان روابط عمومي را با تازه‌ترين نظريه‌ها و تجربيات روابط عمومي آشنا كرد. 3- برگزاري همايش آموزشي: در اين روش، تعدادي از افراد صاحب نظر در زمينه روابط عمومي درباره يك موضوع خاص از موضوعات مربوط به روابط عمومي به ايراد سخنراني مي‌پردازند و كاركنان از اين طريق، اطلاعات خود را در زمينه‌هاي مختلف عمق مي‌بخشند 4- انتشار نشريه‌هاي آموزش ادواري يا موردي: انتشار نشريه آموزش ادواري مي‌تواند يكي از راه‌كارهاي آموزشي باشد، با اين وصف، دست كم مي‌توان به انتشار نشريات موردي درباره يكي از موضوع‌هاي مربوط به روابط عمومي اقدام كرد. 5- برگزاري دوره‌هاي كوتاه مدت آموزشي: برگزاري اين گونه دوره‌ها بويژه براي كارشناسان رشته‌هاي غير مرتبط با روابط عمومي و كاركنان ساده و نيز عمق بخشيدن و نوسازي معلومات تخصصي كارشناسان داراي مهارت‌هاي علمي دانشگاهي درباره روابط عمومي و ارتباطات نيز ضروري است. اجراي چنين حوزه‌هايي، هم شعور علمي و تخصصي كاركنان را افزايش مي‌دهد و هم با احتساب آن در ارتقاي گروه شغلي، آنان از انگيزشي كافي برخوردار خواهند شد.

يك روابط عمومي فعال و مفيد

  بايد با شركت در جلسات مهم دستگاه و ارتباط مستقيم با مسئولين دستگاه به صورت مستمر كاركنان را از چگونگي سياستها، تصميمات جديد و آيندنگريها آگاه نمايد و با حضور در سفرهاي داخلي و خارجي مسئولين مربوطه در جريان مستقيم آخرين طرحهاي دردست اجرا و برنامه‌ها و خط مشي‌ها قرار بگيرد. در كنار اين وظايف خطير، انجام امور خطاطي در زمينه‌هاي تبليغاتي تهيه آرشيو سمعي و بصري و تنظيم شعائر و برگزاري مراسم مذهبي و مناسبتها از فعاليتهاي خرد واحد روابط عمومي محسوب مي‌شود ( اگرچه متأسفانه در تعدادي از واحدهاي روابط عمومي جايگاه واقعي و وظايف خرد و كلان تعويض شده است)  از مهمترين وظايف و فعاليتهاي برون سازماني بايد به سنجش افكار عمومي جامعه نسبت به سازمان يا ارگان مربوطه اشاره كرد. روابط عمومي بايد با شناخت دقيق مخاطبين خاص و عام با استفاده از ابراز دقيق و انتخاب روش مناسب به معرفي شايسته از سازمان بپردازد و ضمن برقراري ارتباط مستمر و منسجم با وسايل ارتباط جمعي، در راستاي معرفي سازمان از طريق آنها به ايجاد رابطه دوسويه بين مردم و سازمان همت گمارد.  يك روابط عمومي قدرتمند زمينه ساز مديريت قدرتمند است و مي‌تواند با نفوذ در عمق افكار عمومي و مطالعه و بررسي دقيق و كارشناسي به جمع‌آوري اخبار و اطلاعات بيروني مورد نياز دستگاه بپردازد و با پردازش اين اطلاعات جهت ايجاد تغييرات مطلوب مخاطب در سازمان اقدام مقتضي و كارشناسانه بعمل آورد. در مقابل با توجيه و تحليل برنامه‌ها نقش سخنگوي آن سازمان را در جهت روشن شدن اذهان عمومي بخوبي ايفا نمايد. از اهرمهاي موثر براي ايفاء نقش برون سازماني و اطلاع از افكار عمومي مي‌توان به نصب صندوق پيشنهادات و انتقادات، نصب صندوق پستي و اعلام تلفن پيامگير اشاره كرد. در راستاي همين اصول، روابط عمومي در جهت رسيدن به يك جامعة مدني بايد نقش پاسخگويي و اطلاع رساني را به خوبي ايفا نمايد و با نيروهاي كار شناسي خود به ساخت صحيح  افكار عمومي بپردازد يك روابط عمومي مثبت انديش كسب اطلاعات را حق قطعي مخاطب تلقي مي‌كند و ضمن حرمت به كرامت انسانها و جلب مشاركت عمومي از شكل‌گيري و رواج شايعه جلوگيري خواهد كرد. چرا كه شايعه محصول ابهام و نياز اطلاعاتي است و اين ابهام مانع رشد و تكامل جامعه مدني خواهد بود. پس مي‌توان چنين نتيجه گرفت كه در جامعه هر شايعه‌اي نتيجه ضعف قدرت روابط عمومي آن جامعه است.